Cách viết email đúng chuẩn: Tất cả những điều bạn cần biết!

Email là gì?

Giao tiếp qua email phổ biến trong cả các mối quan hệ trang trọng và thân mật (vốn có cách thể hiện thoải mái hơn).

Email là một phần không thể thiếu trong hoạt động liên lạc công việc của hầu hết doanh nghiệp. Thông qua email, nhân viên có thể trao đổi với nhau trong nội bộ cũng như với các đối tác và bên liên quan bên ngoài.

Trên thực tế, email ngày nay còn có chức năng lưu trữ và làm bằng chứng – thường được dùng để xác nhận các thỏa thuận, quyết định hoặc thông tin đã được truyền đạt.

Vì vậy, bạn nên nắm được những nguyên tắc cơ bản về chính tả và phép lịch sự trong ngôn ngữ. Điều này sẽ giúp việc trao đổi email công việc và cá nhân trở nên đúng chuẩn hơn nhiều.

Viết email – bắt đầu từ đâu?

Điều quan trọng là xác định mối quan hệ giữa người gửi và người nhận. Nếu xác định đúng, bạn sẽ tránh được những lỗi失 lễ ngay từ đầu.

Cách viết email? Những thành phần quan trọng nhất

Điều cốt yếu là biết áp dụng cấu trúc phù hợp cho email.

Bố cục được sắp xếp hợp lý giúp người nhận nhanh chóng hiểu nội dung và tìm thấy những thông tin quan trọng. Cấu trúc không phù hợp có thể khiến thông điệp trở nên khó đọc hoặc thiếu rõ ràng.

Khi viết email, bạn cần nhớ những thành phần nào?

Tiêu đề

Tiêu đề cần nêu được vấn đề chính mà bạn muốn đề cập trong nội dung email. Nếu cần trao đổi với người nhận về nhiều vấn đề, bạn nên chia thành các chuỗi email riêng và đặt tiêu đề phù hợp cho từng chuỗi.

Nhờ đó, thông tin được truyền đạt sẽ có trật tự hơn và dễ tìm lại hơn. Ngoài ra, việc tạo một chuỗi email riêng cho từng vấn đề cũng giúp giảm nguy cơ bỏ sót thông tin quan trọng, vốn có thể bị chìm giữa quá nhiều nội dung khác.

Ví dụ về tiêu đề: Ứng tuyển vị trí nhân viên viết nội dung

Lời chào

Sau khi xác định tiêu đề, bạn có thể chuyển sang lời chào. Cách chào phụ thuộc vào mối quan hệ với người nhận và tính chất của cuộc trao đổi.

Nếu không biết ai sẽ đọc email, lựa chọn tốt nhất là dùng lời chào trang trọng và mang tính chung, chẳng hạn như Kính gửi Quý anh/chị. Nếu biết chức vụ, học hàm, học vị hoặc vị trí của người nhận, bạn có thể dùng cách xưng hô cụ thể hơn, ví dụ Kính gửi Giáo sư Nguyễn Văn An.

Trong thư từ không trang trọng, bạn có thể dùng lời chào thân mật bằng tên riêng, chẳng hạn như “Chào Lan,”.

Nguyên tắc sử dụng lời chào áp dụng cho email đầu tiên trong một chuỗi trao đổi với người nhận. Ở những email tiếp theo, bạn không nhất thiết phải lặp lại lời chào.

Nội dung chính

Sau lời chào, bạn có thể đi vào nội dung chính của email. Nếu chưa biết cách viết email, hãy cố gắng để cách diễn đạt ngắn gọn, dễ hiểu với người nhận và nêu chính xác vấn đề mà bạn muốn trao đổi. Nhờ đó, bạn sẽ tránh được những hiểu lầm.

Một thói quen tốt là đọc lại nội dung đã soạn. Nhờ đó, bạn có thể kiểm tra xem thông điệp đã được truyền đạt đúng ý hay chưa và có bỏ sót thông tin quan trọng nào không. Đây cũng là lúc bạn phát hiện và sửa các lỗi có thể tồn tại.

Lời kết

Trước khi kết thúc email bằng chữ ký, hãy sử dụng một công thức kết thư phù hợp.

Cũng như với lời chào, khi lựa chọn lời kết lịch sự, hãy đặc biệt chú ý đến mối quan hệ giữa bạn và người nhận.

Tùy vào hoàn cảnh trao đổi, bạn có thể dùng những cách kết thư như Trân trọng, Kính thư hoặc một lựa chọn thân mật hơn như Thân ái. Tuy nhiên, hãy nhớ không đặt dấu phẩy giữa lời kết và chữ ký.

Viết email đúng chuẩn

Cách trình bày email phù hợp thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người nhận. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng bạn nên áp dụng trong giao tiếp hằng ngày:

Dấu câu sau lời chào

Sau lời chào (chẳng hạn như Chào anh/chị hoặc Kính gửi chị) thông thường nên đặt dấu phẩy, sau đó bắt đầu nội dung chính ở dòng mới:

Kính gửi chị,
cảm ơn chị đã gửi báo giá…

Ngoài ra, bạn có thể dùng dấu chấm than sau lời chào mở đầu để bắt đầu câu tiếp theo bằng chữ in hoa:

Xin chào!
Cảm ơn anh đã gửi thông tin…

Dấu câu sau lời tạm biệt

Không đặt dấu phẩy hoặc dấu chấm sau lời kết (chẳng hạn như Trân trọng hoặc Thân ái). Ở dòng tiếp theo, hãy ghi chữ ký – gồm họ và tên, ngay cả khi người nhận đã biết bạn qua ngữ cảnh hoặc địa chỉ email. Đây là biểu hiện của phép lịch sự và giúp email rõ ràng hơn:

Trân trọng
Nguyễn Minh Anh

Tránh dùng từ Xin chào theo cách không phù hợp

Cách mở đầu Xin chào rất phổ biến, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp trong thư từ công việc. Trong một số bối cảnh, nó có thể tạo cảm giác quá suồng sã hoặc thiếu trang trọng. Vì vậy, trong giao tiếp nghề nghiệp và chính thức, bạn nên thay thế bằng những cách diễn đạt trung tính hơn:

Chào anh/chị
Kính gửi chị
Kính gửi Quý anh/chị

Cách viết email? Ví dụ

Đến đây, bạn đã biết cách viết email, những điểm cần lưu ý và các nguyên tắc nên tuân thủ. Bây giờ, bạn chỉ cần áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế.