Cách dùng lời chào và lời kết lịch sự trong email

Lời chào lịch sự trong email – thế nào là phép lịch sự ngôn ngữ?

Nói cách khác, việc sử dụng lời chào mở đầu và lời kết phù hợp cho người nhận thấy bạn biết cách giao tiếp lịch sự, chuyên nghiệp và đúng hoàn cảnh.

Thời kỳ thư từ công việc được trao đổi chủ yếu qua đường bưu điện đã qua từ lâu. Ngày nay, email là phương thức giao tiếp phổ biến. Trong công việc hằng ngày, hầu hết chúng ta gửi hàng chục email cho đồng nghiệp, đối tác, khách hàng hoặc cấp trên.

Tuy nhiên, dù đã quen với việc viết thư, nhiều người vẫn mắc không ít lỗi do chưa nắm rõ quy tắc giao tiếp. Những lỗi này có thể khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng.

Cấu trúc chuẩn của một email trang trọng

Mỗi email nên gồm ba phần chính:

• phần mở đầu (lời chào);
• phần nội dung chính (có thể là câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ, phản hồi khiếu nại hoặc thông báo);
• phần kết.

Trong bài viết này, chúng ta không tập trung vào phần nội dung chính. Tuy vậy, cần nhớ rằng dù người nhận là ai, bạn vẫn nên tuân thủ phép lịch sự trong giao tiếp – xưng hô nhã nhặn, không xúc phạm và không gây áp lực buộc người nhận phải hành động hoặc đưa ra quyết định.

Trước khi phân tích cách mở đầu và kết thúc email, hãy xác định người nhận. Những câu hỏi sau có thể giúp bạn:

• Bạn có biết người này không? (không nhất thiết phải quen trực tiếp; có thể hiểu là hai bên đã từng trao đổi email chưa?);
• Vị trí hoặc vai trò của người nhận là gì? (giảng viên, quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, nhân viên cơ quan hay đại diện doanh nghiệp?);
• Bạn có biết cách xưng hô phù hợp với họ không? (ví dụ: anh/chị, ông/bà, hoặc chức danh chuyên môn như Tiến sĩ, Giáo sư?);
• Mức độ thân mật trong quan hệ là thế nào? (mới liên hệ, cùng cấp, cấp trên hay đã quen biết?).

Khi trả lời được những câu hỏi trên, bạn sẽ dễ chọn cách xưng hô phù hợp hơn cho cả phần mở đầu và lời kết. Hãy cố gắng kết hợp các công thức tương xứng: giọng điệu ở phần chào và phần kết nên thống nhất với nhau.

Lời chào mở đầu email

Mỗi email cần được mở đầu phù hợp. Bạn chỉ nên đi thẳng vào vấn đề khi đang tiếp tục một chuỗi trao đổi trước đó. Khi liên hệ với ai lần đầu, không nên bỏ qua lời chào.

Những cách mở đầu nào phù hợp với email?

• Kính gửi anh [Tên] / Kính gửi chị [Tên] – khi bạn biết tên và cách xưng hô phù hợp với người nhận;
• Kính gửi Quý Công ty / Kính gửi Quý phòng ban – khi email được gửi đến hòm thư chung và bạn không biết cụ thể ai sẽ đọc;
• Kính gửi Ông/Bà [Họ tên] – khi cần giữ sắc thái trang trọng và bạn biết thông tin của người nhận;
• Kính gửi Tiến sĩ [Tên] / Kính gửi Giáo sư [Tên] – khi chức danh chuyên môn của người nhận có liên quan và được xác định rõ;
• Anh/Chị [Tên] thân mến – khi hai bên đã từng trao đổi và mối quan hệ có phần gần gũi hơn;
• Chào anh/chị [Tên] – phù hợp với email bán trang trọng, khi hai bên đã quen biết hoặc thường xuyên liên lạc;
• Kính chào anh/chị – có thể dùng khi chưa biết tên hoặc muốn giữ cách xưng hô trung tính, lịch sự.

Trong email trang trọng, có nên mở đầu bằng “Hi” hoặc “Hey” không?

Một lỗi thường gặp trong email công việc là mở đầu bằng “Hi”, “Hey” hoặc những lời chào quá thân mật. Vì sao nên tránh chúng? Những cách chào này có thể khiến email trang trọng trở nên thiếu chuyên nghiệp và tạo cảm giác người viết chưa đủ tôn trọng người nhận.

Các lời chào như vậy phù hợp hơn với giao tiếp thân mật hoặc với đồng nghiệp thân thiết. Trong email gửi khách hàng, đối tác, cấp trên hoặc người mới liên hệ, bạn nên chọn “Kính gửi”, “Kính chào” hoặc cách xưng hô cụ thể, phù hợp với vai trò của người nhận.

Cách trình bày lời chào mở đầu

Sau lời chào, hãy xuống dòng và bắt đầu nội dung chính ở dòng tiếp theo. Trong tiếng Việt, cách viết phổ biến là đặt dấu hai chấm sau lời chào trang trọng, chẳng hạn “Kính gửi anh Minh:”, hoặc không dùng dấu câu nếu doanh nghiệp áp dụng mẫu trình bày riêng. Điều quan trọng là giữ cách trình bày nhất quán trong toàn bộ email.

Lời kết lịch sự trong email

Phần mở đầu và nội dung chính đã hoàn tất, giờ là lúc kết thúc email. Những lời kết nào phù hợp với một email trang trọng?

• Trân trọng;
• Trân trọng kính chào;
• Kính thư – rất trang trọng, thường dùng trong thư từ công việc hoặc các văn bản có tính chính thức;
• Thân ái – phù hợp hơn với mối quan hệ thân thiện, bán trang trọng.

Dùng “Thân ái” hoặc “Cảm ơn” ở cuối email có phù hợp không?

Không phải mọi lời kết thân thiện đều sai. Bạn có thể dùng “Thân ái”, “Cảm ơn anh/chị” hoặc “Cảm ơn và trân trọng” trong email bán trang trọng, đặc biệt khi hai bên đã quen biết hoặc email bắt đầu bằng “Chào anh/chị”. Tuy nhiên, với email gửi khách hàng mới, đối tác quan trọng hoặc cấp quản lý, “Trân trọng” và “Kính thư” thường an toàn, chuyên nghiệp hơn.

Cách trình bày lời kết

Sau lời kết, bạn nên xuống dòng và ghi họ tên đầy đủ. Không cần thêm nhiều dấu câu sau “Trân trọng” hoặc “Kính thư”, trừ khi quy chuẩn của doanh nghiệp yêu cầu. Chữ ký nên bao gồm họ tên, chức danh và thông tin liên hệ cần thiết, ngay cả khi người nhận đã biết bạn là ai.

Mẫu email trang trọng

Dưới đây là một mẫu email trang trọng, áp dụng các nguyên tắc được trình bày trong bài viết:

Kính gửi Quý Anh/Chị:

Cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian đọc bài viết này. Tôi xin gửi kèm phần tóm tắt những nội dung quan trọng và đáng lưu ý nhất. Hy vọng thông tin sẽ hữu ích cho công việc của Anh/Chị. Rất mong có dịp được hỗ trợ Anh/Chị trong thời gian tới.

Trân trọng

Nguyễn Minh Anh